Засоби класифікації та словниковий контроль у керуванні документацією

Abstract

В управлінському документознавстві керування документацією визначається як комплекс заходів, спрямованих на здійснення про­цесів створювання та функціонування службових документів. Глобалізація сучасних економічних і суспільних процесів зумов­лює необхідність міжнародної уніфікації та стандартизації інфор­маційних процесів. Загальний концептуальний характер стандарту робить його придатним для використання в будь-якій організації, незалежно від її статусу та напряму діяльності, забезпечуючи при цьому сучасний підхід до керування документацією. Основу керування документацією складають діловодні про­цеси, одним з яких є класифікація службових документів. Додат­ковими специфічними засобами керування документацією є тезау­рус термінів, які рекомендується застосовувати в першу чергу, та словник термінів або інший словниковий контроль. Схеми класи­фікації відображають напрями та зміст діяльності організації і, як правило, будуються на основі аналізу цієї діяльності. Їх допов­нюють словниковим контролем, що відбиває спеціальну лексику сукупності службових документів організації. Такий словниковий контроль пояснює специфічні для організації визначення або ви­падки вживання термінів.